De Berichtenbox, voor burgers, bedrijven en overheden!

Na een succesvolle start van de Berichtenbox voor digitale correspondentie tussen de overheid en burgers, komt  er nu ook aandacht voor een soortgelijke Berichtenbox voor bedrijven. Alle Nederlandse overheden zijn sinds 2009, door de invoering van de Europese dienstenrichtlijn, aangesloten op die box van de Rijksdienst Voor Ondernemend Nederland (RVO). We gingen langs bij Paul Hogenhuis, bestuurlijk juridisch beleidsmedeweker bij de Provincie Noord-Brabant. 

 

Wat maakt de Berichtenbox zo veilig?

“Zie het zo: de Berichtenbox werkt eigenlijk hetzelfde als e-mail waar iedereen wel bekend mee is”, gaat Hogenhuis verder. “Technisch gezien werkt deze Berichtenbox anders dan de gebruikelijke manier van e-mailen. Door een versleutelde verbinding is de Berichtenbox namelijk betrouwbaarder. Met e-mail loop je altijd risico op datalekken en criminele handelingen. Daarnaast ben je er ook zeker van dat het bericht op het juiste adres aankomt. Kortom, 100% aflevergarantie.”

 

Wat houdt deze Berichtenbox voor bedrijven precies in?

“De Berichtenbox voor bedrijven is een beveiligd e-mailsysteem waarmee je als overheid makkelijk en snel kunt communiceren met bedrijven”, legt Hogenhuis uit. “Denk bijvoorbeeld aan het digitaal aanvragen van subsidies en vergunningen. Dat gaat zoveel sneller via deze Berichtebox dan via de post. Het terugbrengen van de berichten per post bespaart je als overheid uiteindelijk ook geld. Maar bovenal is deze Berichtenbox een veel veiligere manier van communiceren.”

 

Zijn er nog andere voordelen aan deze Berichtenbox?

“Jazeker, als het gaat om veiligheid maar ook juridische zekerheid. In de Dienstenwet is vastgelegd dat het bericht dezelfde status heeft als aangetekende post. De wet verplicht om zo spoedig mogelijk via de box een ontvangstbevestiging te sturen met de maximaal verwachte behandelduur. Er is een verplichte reply via de box. Die geldt voor alle overige correspondentie over een zaak tot en met het besluit en de legesnota. Handig, want de ondernemer heeft daardoor al zijn correspondentie met de overheid overzichtelijk op éen plek beschikbaar. De Berichtenbox-naam kan worden ingeschreven in het Handelsregister. Daarmee is de ondernemer ook voor andere overheden bereikbaar met zijn digitale adres op het internet.Daarmee is het voor een overheid op deze manier makkelijk om een digitale service op te zetten en tegelijkertijd wordt het voor de ondernemer eenvoudiger procedures af te handelen.” Maar er is meer vertelt Hogenhuis: “Er zijn overheidsorganisaties en ook bedrijven die streven naar een zogeheten ‘Paperless office’, waar ze alleen nog berichten versturen per e-mail. Maar zoals eerder gezegd, is e-mail geen veilig systeem om gevoelige en vertrouwelijke informatie mee te versturen. Door deze Berichtenbox te ontwikkelen tot een gratis- én een kant-en-klaar systeem, lijkt dit een logische volgende stap voor overheden en bedrijven in deze digitaliserende wereld. Daarmee zijn ze klaar voor de komende Wet Generieke Digitale Infrastructuur (GDI): alle communicatie met de overheid zal digitaal gaan per 1 januari 2017.”

 

Hoe ver zijn jullie met het implementeren van deze Berichtenbox?

Hogenhuis vervolgt: “Wij kunnen de Berichtenbox gebruiken en doen dat ook, zowel naar bedrijven als naar de medeoverheden. We zijn daarnaast druk bezig de Berichtenbox onder de aandacht te brengen, ook hier weer bij bedrijven, overheden en onze mandaatorganisaties zoals de omgevingsdiensten. We gebruiken de box als voorkeurskanaal. We geven hen uitleg en werken met ambassadeurs bedrijven. We delen al onze tools en tips. Binnen de Provincie Noord-Brabant hebben we een werkproces ingericht voor het afhandelen van berichten die via de onze elektronische formulieren of via de Berichtenbox binnen komen. Het is een soort stapsgewijze omschrijving van de afhandeling van een verzoek; van binnenkomst tot en met de archivering. We werken aan een digi-koppeling met ons document management systeem CORSA. Onze procedure-medewerkers zijn er blij mee. En het goede nieuws; we krijgen als provincie positieve reacties vanuit het bedrijfsleven! Maar het kan en moet nog veel beter!”

 

Meer weten over de Berichtenbox voor bedrijven of een account aanmaken? Klik hier.